Le management visuel à distance

Les individus et les interactions plutôt que les processus et les outils. C’est par cette simple phrase que commence le manifeste agile. Mais que devient cette assertion dans la situation sanitaire que nous connaissons tous depuis 2020 ?

Le développement du télétravail nous amène inéluctablement à réviser nos pratiques agiles. Finis les échanges informels entre membres d’une équipe, finies les communications en face à face pourtant tellement efficaces, finis les murs de post-its qui servaient de support à bon nombre de nos échanges. Dans ces conditions, peut-on vraiment continuer à travailler selon les valeurs et principes agiles, et en particulier peut-on correctement appliquer les pratiques de scrum ?

C’est pour répondre à ces questions que nous vous proposons, au travers d’une série d’articles, de revoir l’ensemble des cérémonies de scrum et de nous interroger sur les meilleures façons de faire pour en garder l’essence même, tout en étant à distance.

Que vous soyez jeune scrum master ou confirmé – nouvelle équipe ou en recherche de nouveauté, vous trouverez ici des pistes et idées d’améliorations. N’hésitez pas à adapter nos conseils à votre cadre, à tester et adapter votre fonctionnement !

Management visuel, pourquoi ?

C’est en répondant à la question “Pourquoi une équipe utilise-t-elle du management visuel physique ?”  et en réfléchissant aux origines de cette façon de transmettre de l’information que l’on pourra correctement l’adapter aux changements de contexte induits par le télétravail.

En se référant à la PNL et les canaux de communication qui y sont détaillés, nous obtenons :

• Chacun enregistre des informations en fonction de ses sens. Le Visuel, l’Auditif, le Kinesthésique (tactile), l’Olfactif et le Gustatif. Le modèle porte le nom de VAKOG.
• En réalité, chacun d’entre nous privilégie un sens qui lui est propre. Aussi, une personne plutôt « Visuelle » enregistrera ce qu’elle voit, alors qu’une personne plutôt « Auditive », ce qu’elle entend.
• La majorité des personnes favorisent l’un (voire deux) des trois sens suivants : Visuel, Auditif, Kinesthésique – ce n’est pas un choix conscient
• L’information est mieux absorbée par une personne si son sens privilégié est utilisé

Lors d’un daily meeting en présentiel, le visuel est renforcé – en effet, chacun peut voir le radiateur d’informations, l’auditif est renforcé – car chacun peut tour à tour raconter ce qu’il a fait, ses obstacles…, le kinesthésique est renforcé – chacun peut déplacer les cartes, écrire, effacer, mais aussi bouger, changer de place…

Le daily en présentiel permet donc la mise en œuvre des trois principaux canaux et maximise donc le transfert de l’information pour tous les participants.

Avec cet éclairage, nous pouvons donc identifier trois principales raison de mettre en place un management visuel physique :

• Proposer un Radiateur d’informations qui favorise la diffusion de l’information pour tous les membres de l’équipe et au-delà.
• Donner de la transparence, en rendant l’information accessible à tous et en permettant d’un seul coup d’œil de comprendre sur quoi travaille l’équipe, de comprendre l’environnement de l’équipe au travers des obstacles ou des risques identifiés et visibles.
• Fournir un lieu d’échange et de partage à l’équipe agile, on se réunit régulièrement devant le management visuel. C’est un endroit privilégié, car la discussion s’appuie sur les informations présentes, et on met aussitôt à jour l’information.

Pour qu’il ait de la valeur, le management visuel physique doit être mis à disposition dans un endroit où toute l’équipe peut rapidement y jeter un œil ou s’y déplacer. Les informations montrées sont très vivantes, et peuvent être mises à jour rapidement et simplement. Des stickers, des post-its, des fils de laine sont souvent utilisés pour afficher l’information.

Et donc Management visuel à distance ?

A l’heure de la délocalisation, il est parfois impératif de digitaliser le management visuel physique sur un mur virtuel afin de partager plusieurs positions géographiques d’une même équipe, le même management visuel.

Évidemment, l’application des trois exigences de bon fonctionnement d’un management visuel physique est le facteur clé d’un management visuel à distance réussi.

1 – L’emplacement doit être accessible à tous et sans contrainte.

L’outil utilisé pour formaliser notre management visuel doit être facile d’accès. En effet passer d’un management visuel physique qu’on a sous les yeux simplement en levant la tête, à un outil que l’on doit penser à lancer, sur lequel il faut se logger puis naviguer pour arriver sur le bon tableau est un contrainte supplémentaire qui peut être un frein à son utilisation au quotidien.

Pour limiter au maximum ces contraintes, il faut choisir correctement l’outil qui supportera notre management visuel digitalisé. Dans l’idéal cet outil présentera les caractéristiques suivantes :

• Il s’intègre dans dans des outils déjà utilisé par l’équipe
• Il est supporté par le SSO de l’entreprise
• Il permet de mémoriser les tableaux fréquemment utilisés pour avoir une accès directe et éviter trop de navigation

2 – Permettre l’utilisation d’un maximum de sens (VAKOG) pour faciliter la transmission de l’information

Sur ce point, il va être difficile de rivaliser avec le management visuel physique, qui comme nous l’avons dit, permet d’utiliser les 3 sens principaux (Visuel, Auditif, Kinesthésique).`

Le visuel

On pourrait se dire que l’utilisation d’un outil de tabeau blanc peut remplacer le côté visuel du tableau physique. La réalité est pourtant toute autre, le remplacement n’est que très partiel. En effet, la zone de vision sur un écran est très insuffisante pour y faire rentrer toutes les informations nécessaires. Il est donc indispensable de devoir zoomer et scroller pour avoir accès à l’information. De plus, lorsqu’on travaille en physique il est facile de désigner du doigt les éléments dont on parle. A distance tous les outils ne permettent pas de pouvoir visualiser le pointeur de souris des autres participants, ce qui peut rapidement devenir un problème.

Pour limiter au maximum ces contraintes, il faut choisir correctement l’outil qui supportera notre management visuel digitalisé. Dans l’idéal cet outil présentera les caractéristiques suivantes :

• Avoir des fonctionnalités de zoom avancées (molette de la souris, zoom par survol de la souris pour lire une carte, …)
• Pouvoir scroller simplement par glissement de la souris
• Avoir la possibilité de visualiser les curseurs des autres participants.

L’auditif

Ce sens est sans doute le moins impacté par le travail à distance. Il convient toutefois de s’assurer de la bonne qualité des dispositifs audio des chaque participants.

Pour autant, le nombre de personnes présentes au même instant pour échanger sur le management visuel imposera des règles de bonne conduite. Il n’est pas rare de devoir demander de couper les micros (sauf pour l’orateur courant). Le sens auditif pourrait dans ce cas ne pas être aussi puissamment mis en œuvre qu’en présence.

Le kinesthésique

Ce sens est la plus grande perte que nous allons avoir en digitalisant notre management visuel. Nous allons devoir nous contenter de le simuler. Pour arriver au meilleur résultat, l’outil que nous allons utiliser devra nous laisser une maximum de liberté dans le placement des éléments.

Pour limiter au maximum ces contraintes, il faut choisir correctement l’outil qui supportera notre management visuel digitalisé. Dans l’idéal cet outil présentera les caractéristiques suivantes :

• Pouvoir placer librement les élément sans être contraint dans leur disposition et leur orientation
• Pouvoir simplement rajouter des stickers, des avatars, ou tout autre éléments permettant de faire passer de l’information sans texte.
• Pouvoir voir en temps réel les éléments en cours de déplacement par les autres participants.

Au delà des sens principaux à renforcer, le management visuel est souvent utilisé lors d’événements ou de cérémonies. L’animation doit elle aussi prendre en compte la distance.

3 – L’implication de chacun pour maintenir l’information à jour

Dans une équipe agile, les cérémonies sont le meilleur moment de maintien à jour du management visuel. Dans le mode à distance, l’équipe peut conserver ce mode de fonctionnement.

Pour autant, en présence physique, chacun peut, au loisir de l’évolution de l’environnement, déplacer ou modifier le management visuel. Il est ainsi aisé de modifier une information “en passant”, et donc de maintenir à jour notre radiateur d’informations

A distance, avec une version digitalisée du management visuel, chacun doit appliquer la discipline d’ouvrir l’outil régulièrement et d’en maintenir le contenu.

Et pour aller plus loin, si on faisait de la science fiction

Aujourd’hui, les outils nous permettent de numériser l’information, et de la présenter dans des formats classique (tables, boards de type Kanban, tableau blanc)

Et si demain les outils nous permettaient de nous promener dans un monde en VR ? Mettre en place des interactions avec casque immersif, gants interactifs, détection du regard…